La gestión documental automatizada

Por si aún no conoces las maravillas de la gestión documental automatizada, ten en cuenta que es un proceso esencial para cualquier empresa u organización que desea optimizar sus procesos de gestión de documentos. A través de la digitalización de documentos físicos y la implementación de tecnologías de gestión, se pueden lograr importantes ahorros de tiempo y conseguir reducir gastos.

La gestión documental automatizada se emplea para la utilización de herramientas y tecnologías para gestionar documentos de la manera más eficiente y automatizada posible. Esto incluye… la digitalización de documentos físicos, el almacenamiento, la organización en sistemas electrónicos o la automatización de procesos de gestión de documentos.

En este artículo te aclararemos todo lo que necesitas saber entorno a la gestión documental automatizada y los beneficios que puede proporcionarte hacer uso de ella.

Utilidades del gestor documental

Para poderle sacar partido a un gestor de registros licencias y documentos, tienes que tener en cuenta que la utilidad radica en la posibilidad de centralizar los documentos en una sola plataforma, que los organice y los clasifique de forma lógica y sencilla para asegurarte una rápida recuperación de toda la documentación que quieras tener en cada momento a tu disposición.

De esta forma, los empleados de la empresa pueden acceder a los documentos que necesitan en cualquier momento, aumentando la productividad y reduciendo el tiempo de cara a la búsqueda de información.

El gestor de registros permite la gestión de los mismos con una organización que incluye información sobre los clientes, empleados, proveedores, y otras partes interesadas. La utilidad de esta herramienta es permitir la captura, gestión y seguimiento de toda la información relacionada con la organización, cosa que dará lugar a un mejor control de los procesos internos y un acceso rápido y fácil a la información necesaria.

Por último, un gestor documental permite a las organizaciones gestionar las licencias de software que se utilizan en la empresa. Con esta herramienta, es posible mantener un control completo de las licencias de software en uso, saber cuántas licencias están activas y quién las está utilizando y asegurarse de que se están cumpliendo los términos y condiciones de uso.

El gestor de licencias se centra en la necesidad de controlar y optimizar el uso de software en la organización, lo que puede reducir costos y mejorar la eficiencia en el uso de estos recursos.

Concluyo con que los gestores documentales, de registros y de licencias son herramientas esenciales para la gestión empresarial moderna. Permiten un mejor control y acceso a la información, reducen costos y aumentan la eficiencia de los procesos internos de la organización.

Clases de gestores documentales

Los gestores documentales son un sistema que ha evolucionado con el tiempo y han ido surgiendo diferentes tipos en función de las necesidades específicas de cada empresa. A continuación, vamos a enumerar los siete tipos de gestores documentales más comunes:

Gestor documental basado en papel

Este tipo se utiliza para la gestión de documentos en papel. La digitalización y la indexación de los documentos permiten su almacenamiento y recuperación de forma electrónica. La ventaja de este tipo de sistema es que permite a las organizaciones prescindir del almacenamiento de grandes cantidades de papel, lo que supone un ahorro en espacio y recursos. Este tipo de gestor documental es especialmente útil para empresas que trabajan con documentos en papel, como pueden ser los bufetes de abogados o las notarías.

Gestor documental basado en imagen

Se enfoca en la gestión de imágenes, como fotografías y gráficos. El almacenamiento y la recuperación de estas imágenes se realiza de forma electrónica, lo que permite una mayor eficiencia en la gestión de este tipo de documentos. Esta clase de gestor documental es muy ventajoso para empresas que trabajan con imágenes, como pueden ser las empresas de diseño gráfico o las agencias de publicidad.

Gestor documental de correos electrónicos

Este tipo de gestor documental se centra en la gestión de correos electrónicos. El sistema archiva y clasifica los correos electrónicos de una empresa para que puedan ser recuperados y utilizados de forma eficiente. Este tipo de sistema es muy recomendable para empresas que trabajan con grandes cantidades de correos electrónicos, como pueden ser las empresas de marketing o las de relaciones públicas.

Gestor documental de contenido empresarial (ECM)

Enfocado en la gestión de todo el contenido de la empresa. Permite la administración de documentos, imágenes, correos electrónicos y otro tipo de información. Un ECM permite a las empresas tener una visión completa de toda su información, lo que da lugar a una mayor eficiencia en la gestión de la información y la toma de decisiones.

Gestor documental de colaboración

Permite a los usuarios colaborar en la creación y gestión de documentos. Los usuarios pueden compartir documentos, realizar comentarios y hacer cambios en tiempo real. Este tipo de sistema es perfecto para empresas que trabajan en equipo y necesitan una herramienta de colaboración eficiente.

Gestor documental de flujo de trabajo

Es un gestor documental que permite a las empresas automatizar los procesos de gestión de documentos. Automatiza los procesos de aprobación, revisión y distribución de documentos, lo que permite una mayor eficiencia en la gestión de los documentos.

Gestor documental en la nube

Se encuentra en línea y permite a los usuarios acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este tipo de sistema es muy útil para empresas con empleados que trabajan desde diferentes lugares o que necesitan acceder a documentos desde dispositivos móviles.

Beneficios de utilizar gestor documental

Ahora que estarás más ubicado sobre las funciones del gestor documental, de licencias y registros, vamos a profundizar sobre los beneficios que puede otorgar utilizar una herramienta de este calibre. Al utilizar un gestor documental, las empresas notan un cambio ventajoso de cara a lo siguiente:

Reducción en la cantidad de espacio almacenado

Los gestores documentales digitales permiten a las empresas almacenar documentos electrónicamente. Esto significa que pueden reducir la cantidad de espacio de almacenamiento físico requerido para documentos en papel. Lo que puede dar lugar a una disminución significativa de los costos asociados a los documentos físicos.

Acceso rápido e intuitivo a la información

Con un gestor documental, los usuarios pueden acceder a la información que necesitan en cualquier momento y desde cualquier lugar que tenga conexión a internet. Los documentos electrónicos se pueden buscar, filtrar y recuperar rápidamente, reduciendo así el tiempo que los empleados dedican a buscar información y aumenta su productividad.

Mayor seguridad

Los gestores documentales ofrecen opciones de seguridad avanzadas que permiten a las empresas proteger su información sensible de accesos no autorizados. La autenticación de usuarios, la encriptación de datos y el control de acceso son solo algunas de las características de seguridad disponibles en la mayoría de los gestores documentales.

Colaboración eficiente

Los gestores documentales permiten a los usuarios colaborar en tiempo real en documentos, lo que mejora la eficiencia de los procesos de trabajo. Los usuarios pueden trabajar en documentos juntos y realizar revisiones de manera colaborativa, lo que ayuda a garantizar que los documentos sean precisos, estén actualizados y estén al gusto de todos.

Cumplimiento normativo

Esta herramienta puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y normativas en materia de retención y eliminación de documentos. Los gestores documentales pueden configurarse para que eliminen automáticamente los documentos que ya no son necesarios y retengan los que deben mantenerse por un período de tiempo determinado.

Qué considerar para elegir un gestor documental

Si estás pensando en acudir a un gestor documental para manejar tu negocio, antes de decidirte por uno, debes tener en cuenta una serie de factores que te harán decantarte por la mejor opción. Estudia lo siguiente:

Funcionalidades

Es necesario que el gestor documental cuente con las funcionalidades necesarias y básicas para satisfacer las necesidades de la organización. Algunas funcionalidades comunes incluyen la capacidad de almacenar, organizar, buscar y compartir documentos.

Usabilidad

Es importante que el gestor documental sea fácil de usar e intuitivo para los usuarios, ya que esto puede mejorar su adopción y uso en la organización. El gestor documental debe contar con una interfaz de usuario intuitiva que permita realizar tareas de manera rápida y eficiente.

Integración con otras aplicaciones

Ten en cuenta que se integre con otras aplicaciones de la organización, como el correo electrónico o los sistemas de gestión empresarial, para facilitar la gestión de los documentos y mejorar la eficiencia.

Escalabilidad

Es importante que el gestor documental tenga la capacidad de crecer y adaptarse a medida que la organización crece y cambia. Debe ser escalable para satisfacer las necesidades actuales y futuras de la organización.

Seguridad

Es fundamental que el gestor documental cuente con medidas de seguridad avanzadas para proteger la información sensible de la organización. Esto puede incluir la autenticación de usuarios, la encriptación de datos y el control de acceso.

Soporte técnico

Es importante que el gestor documental cuente con un equipo de soporte técnico que pueda brindar asistencia y solucionar problemas técnicos en caso de que surjan problemas.

Costo

El costo del gestor documental es un factor importante a considerar. Es importante asegurarse de que sea una herramienta asequible y ofrezca una buena relación calidad-precio.

Pero lo más importante y recomendable, es que busques la opción que más se adapte a las necesidades que precisas como empresa.